Le produit, domaine par domaine
BeeMySchool couvre l’ensemble du cycle de gestion des salles de cours : de la réservation d’espaces à l’analyse de l’occupation de votre patrimoine immobilier. Les fonctionnalités sont présentées dans l’ordre habituellement suivi lors d’un déploiement ; ce qui reste à venir est rassemblé à la fin, dans la feuille de route.
Sur cette page
Réservation d’espaces
Trouvez une salle disponible et réservez-la en quelques clics. BeeMySchool centralise les cours, les réservations et les indisponibilités dans une seule vue, afin que chacun travaille avec la même information. Les règles de votre établissement s’appliquent automatiquement, et les conflits de réservation sont impossibles.
Salle B-201
Une journée de la salle B-201 : un créneau réservé, un refusé par la base.
Inclus dans la réservation d’espaces
- Disponibilités en temps réel
- Réservations récurrentes
- Validation optionnelle des réservations
- Gestion des droits et quotas
- Notifications e-mail, in-app et push
- Protection native contre les conflits de réservation
Trouvez rapidement une salle disponible
Consultez la disponibilité des salles en temps réel et réservez celle qui correspond à votre besoin. La disponibilité affichée tient compte :
- des cours déjà programmés
- des réservations existantes
- des indisponibilités déclarées
Lorsqu’une salle apparaît libre, elle l’est réellement, et l’information est mise à jour instantanément pour les autres utilisateurs.
Des règles adaptées à chaque profil
Chaque établissement définit ses propres règles de réservation. Par exemple :
- un étudiant peut réserver une salle de travail
- un enseignant peut accéder à davantage d’espaces
- certains locaux peuvent nécessiter une validation préalable
BeeMySchool applique automatiquement les droits, quotas et restrictions associés à chaque profil, et chaque refus nomme la règle qui l’a produit.
Des conflits impossibles
Deux personnes ne peuvent jamais réserver la même salle au même moment. Cette règle n’est pas seulement appliquée par l’interface : elle est garantie directement par la base de données. Même si deux utilisateurs valident une réservation simultanément, une seule peut aboutir.
Demandes, validations et rappels
Certaines salles peuvent nécessiter une approbation avant confirmation. Dans ce cas :
- la demande est transmise au valideur
- celui-ci accepte ou refuse la réservation
- le demandeur est automatiquement informé
Les notifications sont envoyées dans l’application, par e-mail ou en notification push. Un rappel est également programmé avant chaque réservation, avec le délai de votre choix.
Référentiel & administration
Le socle de votre établissement. BeeMySchool centralise les salles, les formations, les enseignants, les périodes académiques et les utilisateurs dans un référentiel unique, sur lequel s’appuient toutes les fonctionnalités de la plateforme.
Inclus dans le référentiel & administration
- Gestion des campus, bâtiments et salles
- Plans d’étage interactifs
- Référentiel pédagogique complet
- Gestion des utilisateurs et permissions
- Journal d’audit
- Import CSV assisté
- Multi-campus
- Isolation des données par établissement
Gérez vos campus et vos salles
Créez et organisez votre patrimoine immobilier dans un référentiel unique. BeeMySchool vous permet de gérer :
- les campus
- les bâtiments
- les étages
- les salles
- les types de salles
- les équipements
Les plans d’étage interactifs facilitent la localisation des salles et la consultation de leur disponibilité.
Inclus
- Gestion multi-campus
- Plans d’étage interactifs
- Gestion des équipements
- Disponibilité des salles en temps réel
Structurez votre année académique
Définissez le calendrier qui servira de référence à l’ensemble de votre organisation. Vous configurez :
- les années académiques
- les périodes
- les vacances
- les périodes gelées
- les créneaux horaires
Cette structure est utilisée pour la planification, les réservations et les indicateurs d’occupation.
Inclus
- Gestion des périodes académiques
- Vacances et périodes gelées
- Trame de créneaux personnalisable
- Base de calcul des indicateurs d’occupation
Centralisez votre référentiel pédagogique
BeeMySchool regroupe l’ensemble des informations utilisées au quotidien par les équipes pédagogiques. Vous gérez notamment :
- les formations
- les promotions
- les sous-groupes
- les matières
- les enseignants
- les cours à affecter
Les préférences et indisponibilités des enseignants sont également prises en compte dans le calcul des scores.
Inclus
- Formations et promotions
- Groupes et sous-groupes
- Enseignants et matières
- Préférences et indisponibilités des enseignants
- Données pédagogiques centralisées
Contrôlez les accès et les responsabilités
Chaque utilisateur accède uniquement aux informations qui le concernent. Les rôles et permissions se définissent avec précision selon :
- la fonction
- le campus
- le périmètre de responsabilité
Par exemple, un responsable de campus administre uniquement son site, sans accéder aux autres. Toutes les actions sensibles sont enregistrées dans un journal d’audit consultable par les administrateurs.
Inclus
- Gestion des rôles et permissions
- Cloisonnement par établissement
- Restrictions par campus
- Journal d’audit des actions sensibles
Importez vos données simplement
L’assistant d’import guide les équipes à chaque étape afin de sécuriser la reprise des données. Le processus comprend :
- le dépôt du fichier CSV
- la détection automatique du format
- la correspondance des colonnes
- la simulation avant import
- la validation et le chargement des données
En cas d’erreur, BeeMySchool indique précisément la ligne et le champ concernés, et suggère une correction.
Inclus
- Import CSV assisté
- Prévisualisation avant import
- Détection automatique des erreurs
- Reprise après correction
- Mémorisation des correspondances de colonnes
Planification
Visualisez vos cours, attribuez les bonnes salles et préparez vos publications en toute sécurité. BeeMySchool centralise les cours de votre établissement dans une vue unique et vous aide à trouver les affectations les plus adaptées avant publication. Les étudiants ne voient que les informations validées par vos équipes.
La grille hebdomadaire, colorée par score.
Inclus dans la planification
- Vue hebdomadaire des cours
- Affectation des salles
- Vérification automatique des contraintes
- Gestion des brouillons et publications
- Historique des modifications
- Affectation individuelle ou en masse
- Contrôle des incompatibilités avant publication
Une vue claire de votre activité
Retrouvez l’ensemble de vos cours dans une grille hebdomadaire simple à consulter et à filtrer. Vous affichez la planification selon vos besoins :
- par groupe
- par enseignant
- par salle
- par bâtiment
La même vue permet d’analyser, de modifier et de comparer les affectations ; elle se navigue entièrement au clavier.
Inclus
- Vue hebdomadaire interactive
- Filtres par groupe, enseignant, salle ou bâtiment
- Navigation rapide dans les plannings
- Consultation consolidée de l’activité
Attribuez les meilleures salles à chaque cours
Pour chaque séance, BeeMySchool analyse les salles compatibles avec vos contraintes et vous aide à identifier les meilleures options. Seules les salles réellement éligibles sont proposées ; les contraintes incompatibles sont immédiatement signalées et expliquées.
Inclus
- Proposition des salles compatibles
- Détection automatique des incompatibilités
- Vérification des contraintes avant affectation
- Explication des affectations proposées
Travaillez en brouillon avant publication
Les équipes préparent et ajustent les affectations aussi longtemps que nécessaire. Tant qu’une publication n’est pas effectuée :
- les étudiants ne voient aucun changement
- les enseignants continuent de consulter la version publiée
- les équipes administratives conservent la maîtrise de la préparation
Inclus
- Mode brouillon
- Publication contrôlée
- Publication par périmètre
- Aucune modification visible avant validation
Modifiez vos affectations simplement
Les affectations peuvent être réalisées :
- individuellement
- par glisser-déposer
- automatiquement, sur la salle au meilleur score
- sur plusieurs cours à la fois
Chaque modification est immédiatement contrôlée afin de vérifier qu’elle respecte les règles de l’établissement.
Inclus
- Affectation individuelle
- Glisser-déposer
- Affectation automatique
- Affectation en masse
- Contrôles automatiques
Gardez la maîtrise de chaque changement
Chaque action réalisée dans BeeMySchool est enregistrée. Vous consultez l’historique des modifications et revenez en arrière lorsque c’est nécessaire. Cette traçabilité facilite le suivi des évolutions et sécurise les périodes sensibles comme les rentrées ou les réorganisations.
Inclus
- Historique des opérations
- Journalisation des modifications
- Retour arrière
- Suivi des publications
Contraintes, score et explicabilité
BeeMySchool ne se contente pas d’attribuer une salle. Pour chaque cours, la plateforme analyse les contraintes de votre établissement, compare les options et explique pourquoi une salle a été retenue plutôt qu’une autre. Chaque proposition est accompagnée d’un score de 0 à 100 et du détail des critères qui ont pesé dans la décision.
Le score d’un créneau, contrainte par contrainte.
Inclus dans les contraintes et le score
- 8 contraintes obligatoires
- 8 contraintes souples, pondérables
- Score de 0 à 100
- Heatmap des créneaux
- Classement des salles par pertinence
- Explication détaillée de chaque décision
Un score pour comparer les options
Pour un même cours, plusieurs salles peuvent convenir. BeeMySchool leur attribue un score afin d’identifier celles qui répondent le mieux à vos critères : plus le score est élevé, plus la proposition respecte les contraintes définies par votre établissement. Le score n’est jamais affiché seul : il est toujours accompagné de son explication.
Deux types de contraintes
Toutes les contraintes n’ont pas le même rôle. Certaines sont obligatoires : une seule non respectée écarte la salle immédiatement, et elle n’est pas notée. Les autres sont souples : elles n’empêchent pas l’utilisation d’une salle, mais influencent son score et permettent de départager plusieurs solutions valides. Chaque établissement ajuste leurs poids selon ses priorités ; un poids à zéro neutralise une contrainte sans la retirer du calcul.
Contraintes obligatoires : la salle est écartée
| Salle déjà occupée (« Salle déjà occupée » est structurelle : c’est la seule qui ne se désactive pas.) |
| Enseignant indisponible |
| Groupe déjà en cours |
| Enseignant déjà en cours |
| Capacité insuffisante |
| Équipement requis manquant |
| Salle indisponible |
| Type de salle inadapté |
Ces contraintes garantissent qu’une affectation reste toujours réalisable.
Contraintes souples : elles influencent le score
| Contrainte | Poids par défaut |
|---|---|
| Salle surdimensionnée | 5 |
| Préférences enseignant | 5 |
| Trous dans l’emploi du temps du groupe | 6 |
| Temps de trajet entre bâtiments | 4 |
| Créneau tôt ou tardif | 3 |
| Trous dans l’emploi du temps de l’enseignant | 4 |
| Capacité juste | 2 |
| Répartition des séances | 3 |
Pourquoi cette salle obtient-elle 84, et pas 100 ?
Le score reflète la qualité globale de l’affectation : chaque contrainte souple non satisfaite retire des points, proportionnellement à son poids. Par exemple :
Toutes les contraintes obligatoires sont respectées
Points retirés
- Préférences enseignant −7
- Trous dans l’emploi du temps du groupe −6
- Temps de trajet entre bâtiments −2
- Salle surdimensionnée −1
L’utilisateur voit immédiatement où se trouvent les compromis.
Visualisez les meilleures options d’un coup d’œil
BeeMySchool affiche les scores directement dans la grille de planification. Une carte de chaleur met en évidence les créneaux les plus favorables et fait ressortir les zones de tension ; elle reste lisible en niveaux de gris comme en vision déficiente. Pour un créneau donné, les salles sont classées selon leur score : vous voyez immédiatement les meilleures alternatives, et pourquoi.
Chaque décision est expliquée en français
Pour chaque score, BeeMySchool affiche les contraintes évaluées et leur impact, en toutes lettres : « Salle surdimensionnée : 280 places pour 32 étudiants. » « Temps de trajet important : changement de bâtiment entre deux cours. » Cette transparence facilite les arbitrages et permet d’expliquer les décisions aux enseignants, aux équipes pédagogiques ou à la direction.
Conçu pour être compris, pas seulement calculé
La plupart des outils indiquent seulement le résultat. BeeMySchool montre aussi le raisonnement qui y a conduit : vous gardez le contrôle de vos choix tout en bénéficiant de l’automatisation.
Optimisation
BeeMySchool vous aide à attribuer les meilleures salles à plusieurs cours en même temps, tout en respectant les contraintes de votre établissement. Au lieu de traiter chaque cours séparément, le moteur d’optimisation recherche la combinaison la plus équilibrée à l’échelle de l’ensemble des cours concernés.
Optimisation
94 %
Une optimisation en cours, et son taux de satisfaction.
Inclus dans l’optimisation
- Optimisation de plusieurs cours simultanément
- Taux de satisfaction affiché avant application
- Modification manuelle possible avant validation
- Une seule optimisation à la fois par établissement, pour des performances prévisibles
- Explications produites par le même moteur de score que le reste de la plateforme
Trouver un meilleur équilibre
L’affectation d’une salle à un cours peut avoir des conséquences sur tous les autres. BeeMySchool analyse les interactions entre les cours, les salles et les contraintes afin de proposer une répartition globale plus performante qu’une affectation au cas par cas. Par exemple :
- un groupe obtient une salle mieux adaptée
- un enseignant limite ses déplacements
- une salle spécialisée est réservée aux cours qui en ont réellement besoin
Suivez l’optimisation en direct
Pendant le calcul, BeeMySchool affiche la meilleure solution trouvée à cet instant et son niveau de satisfaction global. Vous voyez la qualité de la proposition progresser, et vous décidez vous-même quand le résultat est suffisamment satisfaisant.
Gardez toujours le contrôle
BeeMySchool propose, vous décidez. À tout moment, vous pouvez :
- interrompre le calcul et récupérer la meilleure combinaison trouvée
- demander une autre proposition
- modifier une affectation manuellement
- appliquer uniquement les changements qui vous conviennent
Aucune modification n’est enregistrée sans validation de votre part, et les conflits sont revérifiés au moment de l’écriture.
Des propositions expliquées ligne par ligne
Chaque affectation proposée est accompagnée :
- de son score
- des contraintes respectées
- des éventuelles pénalités
- des raisons ayant conduit au choix de la salle
Vous comprenez immédiatement pourquoi une salle a été proposée et quels compromis ont été réalisés.
Conçu pour les environnements complexes
Les optimisations prennent en compte :
- les capacités des salles
- les équipements requis
- les indisponibilités
- les préférences
- les déplacements entre bâtiments
- les contraintes pédagogiques définies par votre établissement
Le moteur cherche en permanence à maximiser le respect de ces contraintes, tout en maintenant une vision globale de l’ensemble des cours concernés.
Pilotage & analytics
Mesurez l’utilisation réelle de vos salles de cours et identifiez les capacités encore disponibles. BeeMySchool transforme les données de planification et de réservation en indicateurs concrets pour piloter votre patrimoine immobilier, accompagner votre croissance et décider sur des faits.
Occupation
Le taux d’occupation, du campus à la salle.
Inclus dans le pilotage & analytics
- Taux d’occupation détaillés
- Analyse des capacités disponibles
- Détection des salles sous-utilisées
- Taux de satisfaction des affectations
- Période d’analyse au choix
- Export des données
- Indicateurs d’aide à la décision
Visualisez l’occupation de vos espaces
Comprenez comment vos salles sont réellement utilisées. BeeMySchool mesure l’occupation à tous les niveaux :
- campus
- bâtiment
- salle
Vous identifiez rapidement les espaces fortement sollicités, les périodes de tension et les ressources encore disponibles.
Inclus
- Taux d’occupation par campus
- Taux d’occupation par bâtiment
- Taux d’occupation par salle
- Visualisation des périodes d’utilisation
Identifiez les capacités disponibles
Avant d’envisager de nouveaux locaux, mesurez ce que vos infrastructures actuelles peuvent encore absorber. BeeMySchool met en évidence :
- les créneaux sous-utilisés
- les périodes creuses
- les salles peu occupées
- les opportunités d’optimisation
L’objectif : mieux exploiter l’existant avant d’investir dans de nouvelles surfaces.
Inclus
- Matrice jour × créneau
- Détection des créneaux sous-utilisés
- Identification des salles peu occupées
- Analyse des capacités disponibles
Prenez des décisions sur des données fiables
Tous les indicateurs reposent sur les mêmes données que celles utilisées pour les réservations et les affectations de salles. Le taux d’occupation est calculé à partir :
- des heures réellement ouvrées, hors vacances
- des cours publiés
- des réservations confirmées
Les brouillons ne sont jamais comptabilisés. Vous savez précisément ce que mesure chaque indicateur.
Inclus
- Méthode de calcul documentée
- Données consolidées
- Exclusion des brouillons
- Indicateurs compréhensibles et vérifiables
Repérez les situations à améliorer
BeeMySchool ne se contente pas de mesurer l’occupation. La plateforme met également en évidence :
- les cours les moins bien affectés
- les affectations fortement pénalisées
- les zones de tension
- les opportunités d’amélioration
Vous savez où concentrer vos efforts pour améliorer progressivement la qualité globale de votre organisation.
Inclus
- Liste des cours à revoir
- Taux de satisfaction du planning
- Identification des principales pénalités
- Accès direct aux affectations concernées
Comparez vos espaces et vos périodes
Suivez l’évolution de l’utilisation de vos espaces dans le temps. Choisissez la période analysée, au jour près, et mettez en regard :
- vos campus entre eux
- vos bâtiments entre eux
- une période académique et la suivante
Cette vision facilite les arbitrages liés à la croissance, aux investissements ou à la réorganisation des espaces.
Inclus
- Période d’analyse au choix
- Analyse par campus
- Analyse par bâtiment
- Effectif moyen constaté, pas seulement la capacité théorique
Exportez vos données
Les indicateurs restent accessibles dans BeeMySchool, mais peuvent aussi être exploités dans vos propres outils. Exportez les données nécessaires à vos études et analyses internes.
Inclus
- Export CSV
- Données d’occupation
- Capacité et effectif moyen par salle
- Export du référentiel au format d’import
Pensé pour le pilotage des établissements
BeeMySchool aide les directions, les responsables de campus et les équipes administratives à répondre à des questions simples mais essentielles :
- Quelles salles sont les plus utilisées ?
- Où se trouvent les capacités disponibles ?
- Peut-on accueillir davantage d’étudiants ?
- Quels espaces sont sous-utilisés ?
- Faut-il optimiser l’existant avant d’investir ?
Les réponses sont produites automatiquement à partir de l’activité réelle de l’établissement.
Consultation & intégration
BeeMySchool ne s’adresse pas uniquement aux équipes administratives. Étudiants, enseignants, responsables pédagogiques et directions accèdent chacun aux informations qui les concernent, avec une interface adaptée à leur rôle. La plateforme s’intègre aussi à votre système d’information grâce à ses outils d’import, d’export et à son API.
Inclus dans la consultation & intégration
- Portail étudiant
- Portail enseignant
- Consultation du planning publié
- Notifications
- Mise à jour en temps réel
- Import & export CSV
- API REST documentée
- Interfaces adaptées aux rôles
Une expérience adaptée à chaque utilisateur
Chaque utilisateur retrouve dès sa connexion les informations dont il a besoin ; l’interface s’adapte à son rôle dans l’établissement.
- Étudiants : leur emploi du temps publié et les salles associées, jamais les brouillons ni les affectations en préparation
- Enseignants : leurs cours, leurs salles, leurs réservations et leurs notifications
- Directions et équipes administratives : les tableaux de bord d’occupation, les indicateurs de pilotage et les outils d’administration
Inclus
- Interfaces adaptées aux rôles
- Emplois du temps publiés
- Consultation des affectations
- Accès aux indicateurs de pilotage
- Aucune visibilité sur les brouillons
Diffusez l’information en temps réel
Lorsqu’une affectation ou une réservation est modifiée, l’information est immédiatement mise à jour dans la plateforme : les utilisateurs disposent toujours de la version la plus récente.
Inclus
- Mise à jour en temps réel
- Disponibilités actualisées
- Synchronisation des informations publiées
- Consultation centralisée
Informez automatiquement les utilisateurs
BeeMySchool notifie les utilisateurs lorsqu’une information importante les concerne : décision sur une demande de réservation, rappel avant une réservation, publication d’un planning. Les notifications sont envoyées :
- dans l’application
- par e-mail
- en notification push
Inclus
- Notifications in-app
- Notifications e-mail
- Notifications push
- Rappels paramétrables
Échangez facilement vos données
BeeMySchool facilite les échanges avec vos outils existants. Les imports alimentent la plateforme à partir de vos données actuelles ; les exports vous rendent les informations, au même format, pour vos propres analyses ou traitements.
Inclus
- Import CSV
- Export CSV
- Simulation avant import
- Contrôle des erreurs avant écriture
- Correspondances de colonnes mémorisées
Connectez BeeMySchool à votre système d’information
Pour les établissements qui souhaitent aller plus loin, BeeMySchool expose une API REST documentée au format OpenAPI. Vos équipes techniques automatisent ainsi les échanges de données avec leurs applications métier.
Inclus
- API REST
- Documentation OpenAPI
- Intégration avec vos outils existants
Pensé pour toute la communauté éducative
Chacun dispose de la bonne information au bon moment :
- les étudiants consultent leur planning
- les enseignants suivent leurs affectations
- les équipes administratives organisent les salles
- les directions pilotent les espaces et les capacités d’accueil
Tout le monde travaille à partir d’une même source d’information.
Feuille de route
Ce qui suit n’est pas livré. C’est écrit au futur et rangé à part, pour qu’aucune ligne de cette page ne laisse croire le contraire.
- La fédération académique
- Une application mobile installable
- La synchronisation avec vos calendriers
- La reprise automatique des données depuis vos outils actuels
- Un mode examens et un affichage devant salle
Pour votre DSI
Les questions que pose une direction des systèmes d’information, et ce que l’architecture y répond.
Cloisonnement multi-établissement
Chaque établissement est isolé par la base elle-même, ligne par ligne, et non par une condition écrite dans le code applicatif. Une requête mal écrite ne peut pas traverser la frontière.
API REST documentée
L’API est décrite au format OpenAPI : une intégration se lit et se teste sans avoir à nous demander un document.
Temps réel
Les changements de disponibilité et de planning se propagent en direct aux écrans ouverts, par WebSocket, sur des canaux cloisonnés par établissement.
Déploiement et souveraineté
L’ensemble est conteneurisé et hébergé chez Scaleway, avec un stockage en Union européenne. La conteneurisation garde ouverte l’option d’un déploiement chez vous.
Combien d’étudiants supplémentaires pourriez-vous accueillir avec vos infrastructures actuelles ?
Échangeons 30 minutes pour comprendre votre organisation actuelle et identifier les leviers d’optimisation de votre parc de salles.
Ou réservez directement un créneau
Si vous préférez fixer la date tout de suite, notre agenda est ouvert.
Voir les créneaux disponibles (nouvel onglet)